성숙한 회의 문화
성숙한 회의 문화
  • 신형환(성숙한 사회연구소 이사장)
  • 승인 2020.10.23 15:40
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회의(會議)란 어떤 주제에 대하여 일정한 장소와 날짜에 사람들이 모여서 서로의 의견을 발표하고, 상대방의 의견에 대하여 토론하여 어떤 결론을 도출하는 과정을 의미한다. 교회, 학교, 회사, 친목단체, 정당, 동창회 등에서 회의를 많이 하고 있다. 우리는 토론 문화가 미숙하여 회의다운 회의를 잘못하고 있다. 회의의 목적과 본질을 이해하지 못하였거나 회의 참석자가 준비를 잘하지 못하여 진행을 미숙하게 하기 때문이다. 회의와 지시를 혼동하고 있어서 회의에 참석한 사람들이 불평하게 되는 경우도 있다.

대우증권에서 성숙한 회의 문화 운동을 전개하면서 회의의 효율을 떨어뜨리는 유형 7 가지를 다음과 같이 제시하고 있다. ① ‘114 안내원 형’은 회의 때마다 전화 받기에 여념이 없다. 휴대폰을 진동으로 맞춰 놓지 않아 회의의 맥을 끊어 놓거나 방해하곤 한다. ② ‘꿀 먹은 벙어리 형’은 자신이 입을 열면 여러 사람이 다칠 수 있다는 식으로 한마디도 안 하고  듣기만 한다. ③ ‘안티맨 형’은 별다른 대안도 제시하지 않고 무조건 반대만 한다. ④ ‘박쥐 형’은 이편저편 모두 맞는 것 같다며 소신 없이 왔다갔다  한다. ⑤ ‘뒷북 형’은 다른 사람이 말할 때는 안 듣다가 갑자기 다음에 모여서 다시 논의하는 것이 좋겠다고 한다. ⑥ ‘일장연설 교수 형’은 회의할 때마다 이론만 늘어놓고 혼자 많은 시간을 사용한다. ⑦ ‘나 몰라라 형’은 회의 시간에 졸거나 자며, 또는 회의 자료에 낙서하거나 멍하니 먼 산을 바라본다. 이와 같은 유형은 회의의 효율성을 떨어뜨리는 중요한 사례이다.

교회의 특성상 성도는 보수를 받지 않으면서 각종 회의를 참석하여야 한다. 당회, 제직회, 공동의회, 각종 위원회, 남선교회, 여전도회, 성가대, 교회학교, 제직회 부서 등의 회의가 많다. 교회가 예배, 교육, 봉사, 선교, 친교, 관리 등의 기능을 원활하게 하기 위하여 어떻게 하여야 회의를 성숙하고 효율적으로 진행할 수 있을까에 대하여 진지하게 생각하여야 한다.

첫째, 회의의 진행자는  회의와 관련하여 사전에 기도하며 회의 자료를 철저히 준비하여야 한다. 진행자가 무슨 내용을 어떻게 진행하여야 할지도 모르고 사회를 보다가 당황하는 것을 많이 보았다. 사전에 준비한 회의 자료를 이해하여 진행을 어떻게 할 것인가를 검토하여야 한다.

둘째, 회의의 참석자와 진행자 모두 회의와 관련된 규칙을 어느 정도 이해하고 있어야 한다. 동의, 임시동의, 특수(우선)동의, 번안동의, 유안동의, 재청, 개의, 재개의 등과 관련된 용어의 이해와 절차를 숙지하여야 한다. 회의할 때마다 문제의 본질이나 핵심보다 절차와 과정에 집착하여 싸우는 경우가 많다. 교회에서 제직훈련을 실시할 때, 회의와 관련된 규칙과 진행 방법 및 절차를 교육할 필요가 있다. 회의에 대한 경험이 많고 이론적으로 법규나 규정을 잘 알고 있는 강사를 초빙하여 교육과 훈련을 병행하여 실시하여야 한다.

셋째, 회의와 관련한 매너와 에티켓을 지켜야 한다. 사회생활에서 기본이 되는 매너와 에티켓의 일부를 회의 과정에서도 지켜야 한다. 예를 들어 ① 지각하지  않기, ② 도중에 이탈하지 않기, ③ 다른 사람의 이야기 경청하기, ⑤ 긍정적이고 적극적으로 임하기, ⑥ 남에게 피해 주지 않기, ⑦ 시간 아껴 쓰기, ⑧ 전 회의의 결정 사항 확인하기 ⑨ 유머와 재치로 여유 갖기 등을 회의를 시작하여 끝날 때까지 함께 실천할 필요가 있다.

넷째, 모든 회의에서 결정한 사항을 회의록에 기록하고 보관하여야 한다. 정보화 시대의 발전으로 말미암아 노트북이나 컴퓨터로 현장에서 직접 입력하고 수정 보완할 수 있기 때문에 회의록 관리가 훨씬 쉽고 편리하다. 회의록에 남기는 것도 중요하지만 회의 자료를 사전에 유인물로 작성하여 배부할 필요도 있다. 감사보고, 회계보고, 서기보고, 각부의 보고와 계획 내용을 회의 자료에 요약 정리하여 배부하면 회의 시간을 절약할 수 있다.

다섯째, 한 가지 안건에 대한 사람별로 발언 시간과 횟수를 제한하여 시간의 소중함을 서로 지켜주어야 한다. 반대를 위한 반대는 하지 않으면서 같은 사안에 대하여 어느 한 사람이 발언을 많이 한다면, 다른 사람이 지루하게 생각하여 비생산적인 회의에 참석하지 않으려고 한다. 이러한 일을 자연스럽게 실천하기 위하여 회의의 과정을 녹음하거나 녹화한다면, 참석자 모두가 절제하며 배려하며 자기관리를 어느 정도 할 수 있어서 성숙한 회의를 진행할 수 있다.

여섯째, 매우 중요한 사안인 경우에는 충분히 토론과 대화를 통하여 의견 일치가 이루어질 때까지 침묵하고 기도하며 하나님의 뜻을 찾기 위하여 결정을 유보하여야 한다. 교회에서 아무리 화급을 다투는 일이라도 사람의 생명보다 중요하지 않다. 따라서 교회에서는 중요한 결정을 축제 분위기에서 협력하고 동참할 수 있는 단계로 무르익을 때까지 인내하고 기도하며 설득하는 노력이 필요하다.


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